Welche Daten benötigt man zur Lohnabrechnung? Was sind Aushanggesetze? Und was verbirgt sich unter dem Phantomlohn?
Welche Informationen und Unterlagen werden für die Lohnabrechnungen benötigt?
Für Ihre Lohnabrechnung benötigen wir bis zu 97 verschiedene Informationen. Diese erhalten wir hauptsächlich von Ihnen und Ihren Mitarbeitern, aber auch von Ämtern, Kassen und anderen Behörden und führen sie in der Lohnabrechnung für Sie zusammen. Als Hilfsmittel für die Sammlung Ihrer grundlegenden Unternehmens- und Mitarbeiterdaten haben wir eine Checkliste vorbereitet. Diese finden Sie unter Downloads.
Welche Aufgaben werden im Rahmen der Lohnabrechnung überhaupt durchgeführt?
Insgesamt übernehmen wir 41 unterschiedliche Dienstleistungen rund um Ihre Lohnabrechnung und kommunizieren dazu mit 546 deutschen Finanzämtern, 124 Krankenkassen sowie 10 Berufsgenossenschaften. Die wesentlichen Leistungen bestehen in der Pflege Ihrer Bestands- und Bewegungsdaten, in der fristgerechten Abrechnung der monatlichen Mitarbeitergehälter, der Berechnung sowie Anmeldung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben und zu guter Letzt der Übergabe aller relevanten monatlichen Auswertungen und Abrechnungen an Sie. All dies ist durch den Pauschalpreis je Mitarbeiter gedeckt.
Welche Zahlungsfristen sind bei der Lohnabrechnung zu beachten?
Laut Gesetz müssen die Krankenkassenbeiträge des laufenden Monats schon bis zum drittletzten Bankarbeitstags des Monats eingehen. Aufgrund der Überweisungszeit müssen zwei weitere Tage eingeplant werden. Die Lohnsteuer muss bei berichtigter Lohnsteueranmeldung sofort angewiesen werden, die Lohnsteuer des laufenden Monats erst zum 10. des Folgemonats. Die Zahlungen an die Mitarbeiter werden wie arbeitsvertraglich vereinbart bezahlt. Im Frühjahr des Folgejahres werden die Berufsgenossenschaftsbeiträge und die Schwerbehindertenabgabe des abgelaufenen Jahres berechnet und abgeführt. Alle Termine und Fristen finden Sie hier.
Mein Mitarbeiter ist krank, was ist zu tun?
Als erstes lassen Sie sich von Ihrem Mitarbeiter die Krankschreibung aushändigen. Während einer Ausfallzeit bis zu sechs Wochen hat der Mitarbeiter Anspruch auf die Fortzahlung des Entgelts. Je nach Krankenkasse werden Ihnen davon bis zu 80 Prozent zurück erstattet. Gerne übernehmen wir die Antragstellung für Sie, dazu benötigen wir nur den Krankenschein Ihres Mitarbeiters.
Was sind eigentlich Aushanggesetze?
Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, alle Mitarbeiter über ihre Rechte und Pflichten zu informieren. Dazu reicht es aus, die rund 20 Gesetze an einer für alle Mitarbeiter zugänglichen Stelle zu veröffentlichen. Geschieht dies nicht oder stehen die Gesetze den Mitarbeitern nicht in der aktuellsten Form zur Verfügung, drohen wegen der Vernachlässigung ihrer Fürsorgepflichten Geldbußen von bis zu 2.500 Euro. Sie finden diese Gesetzessammlung auch im Internet als Buch oder Webeinbindung unter „Aushanggesetze“.
Wie hoch ist der Urlaubsanspruch meiner Mitarbeiter?
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage (bei einer 6 Tage-Woche) oder 20 Arbeitstage (5-Tage-Woche). Diese Regelung gilt auch für geringfügig Beschäftigte und andere Teilzeitkräfte: Zur Ermittlung des Urlaubsanspruchs werden die Wochenstunden dabei rechnerisch in Beziehung zu einem Vollzeitarbeitsverhältnis gesetzt. Weiterführende Fragen zu den gesetzlichen Regelungen des Bundesurlaubsgesetzes beantworten wir Ihnen gerne.
Gilt für meine Mitarbeiter der Mindestlohn?
Das Mindestlohngesetz gilt ab 2015 für alle Mitarbeiter. Ausnahmen bestehen für Auszubildende, Häftlinge, Einstiegsqualifizierung aus Arbeitslosigkeit, Ehrenamtliche, Pflicht- oder Orientierungspraktikanten oder minderjährige Ferienjobber.
Was ist ein Phantomlohn?
Phantom- oder Fiktivlohn bezeichnet die Einbeziehung von nicht gezahltem Arbeitslohn in die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge (z.B. wenn untertariflich gezahlt, der Mindestlohn nicht eingehalten oder wenn bei Empfängern von Stundenlohn nicht der gesetzliche Urlaubsanspruch ausgezahlt wurde). Dadurch kann es bei der alle vier Jahre stattfindenden Betriebsprüfung zu Nachzahlung von Sozialabgaben kommen.
Wozu benötige ich die Steueridentifikationsnummer meiner Mitarbeiter?
Die Steueridentifikationsnummer ersetzt die bisherige Lohnsteuerkarte mit der alten Steuernummer. Mit der Steueridentifikationsnummer werden beim Finanzamt die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) Ihrer Mitarbeiter abgeholt. Die Verwendung dieser ELStAM-Daten ist zwingend vorgeschrieben. Bitte lassen Sie sich deshalb immer die Steueridentifikationsnummer mitteilen und geben Sie an, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt.
