Welche Belege müssen gesammelt werden? Warum ist eine Kasse nicht negativ? Wie sieht eine korrekte Rechnung aus?
Welche Belege benötigen Sie für die Erstellung der laufenden Buchhaltung und wie müssen diese geordnet sein?
Es ist zu unterscheiden, ob Sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen oder ob Sie bilanzierungspflichtig sind. Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung müssen die Bankauszüge oder Auszüge anderer Finanzkonten (z.B. Kreditkarte, PayPal) eingereicht werden. Zu jedem Kontoauszug sind die betreffenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen im Original dazu sortieren. Ferner benötigen wir einen Ausdruck des Kassenbuches mit sämtlichen bar bezahlten Belegen, die ebenfalls chronologisch geordnet werden müssen. Das gleiche Prinzip gilt, wenn Sie bilanzierungspflichtig. Zusätzlich benötigen wir noch die zum Monatsende offenen Ein- und Ausgangsrechnungen als Kopie.
Um die Aufwände für Sie möglichst gering zu halten, nutzen wir Importfunktionen und andere Datenaustauschmöglichkeiten. Durch den csv-Datenexport von systemseitig generierten Rechnungen (z.B. bei online-Verkaufsportal) oder mit Hilfe eines HBCI-Zuganges zum Finanzkonto können die Daten auf einfachem Wege importiert und verarbeitet werden.
Selbstverständlich ist uns auch die „Buchhaltung im Schuhkarton“ bekannt. Sollten Sie diese „vereinfachte“ Buchführung wählen, benötigen wir die Bankkontoauszüge nicht, hier erfassen wir lediglich alle bezahlten Rechnungen/Quittungen.
Wie funktioniert eigentlich meine Buchhaltung?
Das Prinzip ist, dass alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens mit Datum, Betrag, MwSt., Beschreibung und weiteren Daten erfasst und einem System von Buchungskonten zugeordnet werden. Nachdem diese Geschäftsvorfälle erfasst sind, kann das System aus diesen Daten verschiedene Auswertungen berechnen, z.B. die Betriebswirtschaftliche Auswertung, Umsatzsteuervoranmeldungen, Kostenstellenauswertungen oder die Einnahmenüberschussrechnung.
Was ist eine ordnungsgemäße Buchführung?
Eine ordnungsgemäße Buchführung ist laut Handelsgesetzbuch (HGB §238) und Abgabenordnung (AO §145) so beschaffen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Es ist die planmäßige, lückenlose, zeitliche und sachlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge in einer Unternehmung auf Grund von Belegen. Die grundsätzlichste Regel lautet „keine Buchung ohne Beleg“.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Nach HGB §257 müssen Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse, und -berichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. Handelsbriefe und E-Mails sind 6 Jahre aufzubewahren.
Können Belege auch elektronisch gespeichert werden?
Die Aufbewahrung der original in Papierform erhaltenen Dokumente kann mittels Datenträger erfolgen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist und wenn das dabei angewandte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Bei der elektronischen Archivierung ist der Steuerpflichtige verpflichtet, die Hilfsmittel (Soft- und Hardware) der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen, die nötig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen.
Welche Bestandteile muss eine Rechnung haben?
Laut Umsatzsteuergesetz (UStG §14) ist jedes Papier, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, eine Rechnung. Da eine ordnungsgemäße Rechnung sehr viele Pflichtangaben beinhalten muss, haben wir Ihnen dafür ein separates Merkblatt im Downloadbereich vorbereitet.
Was sind Kleinbetragsrechnungen?
Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 200,00 nicht übersteigt. Diese Rechnungen benötigen weniger Pflichtangaben. Auch hier finden Sie unser Merkblatt im Downloadbereich.
Was genau sind Geschäftsvorfälle?
Geschäftsvorfälle sind alle Vorgänge, die die Vermögenszusammensetzung des Unternehmens verändern. Dies sind neben allen Arten von Einnahmen und Ausgaben auch Änderungen innerhalb des Unternehmens. Geschäftsvorfälle können in bestandswirksame und erfolgswirksame Vorgänge unterteilt werden.
Was ist ein Finanzkonto?
In der Buchführung werden Geldflüsse auf den Finanzkonten erfasst. In den meisten Fällen ist dies ein Bankkonto oder eine Kasse. Weitere Finanzkonten sind PayPal-Konten, Kreditkartenkonten oder Geldtransit. Ein unechtes Finanzkonto ist das Konto Privat. Dabei handelt es sich lediglich um ein Verrechnungskonto, da für jede Buchung eine Ausgleichsbuchung auf einem anderen Konto erfolgen muss.
Warum darf die Kasse nicht negativ sein?
Wenn Sie eine Kasse führen, müssen Sie beachten, dass der Kassenstand nicht negativ sein darf, denn es gibt kein negatives Bargeld. Falls dies der Fall ist, sollten Sie unbedingt das Kassenbuch überprüfen und korrigieren. Ein negativer Kontostand führt bei Betriebsprüfungen oft dazu, dass die gesamte Buchführung in Zweifel gezogen wird.
Wie führe ich ein Kassenbuch?
Für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung müssen die Eintragungen in den Geschäftsbüchern vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§146 Abs. 1 Satz 1 Abgabeordnung). Der Grundsatz der Richtigkeit erfordert sowohl materiell als auch formell eine richtige Erfassung. Dafür müssen die Bareinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden. Auch hier finden Sie unser Merkblatt im Downloadbereich.
Was sind Anlagegüter?
Anlagegüter sind langfristig im Unternehmen eingesetzte Wirtschaftsgüter, z.B. Fahrzeuge, Maschinen, Büromöbel oder Computer.
Was sind Abschreibungen?
Ausgaben für Anlagegüter gelten steuerlich nicht direkt als Kosten, da das Anlagegut selbst als Gegenwert in das Unternehmen eingebracht wird. Die meisten Anlagegüter verlieren jedoch mit der Zeit an Wert. Diesen Wertverlust können Sie als Absetzung für Abnutzung (AfA) bzw. Abschreibung als Kosten absetzen. Wie hoch diese sind, hängt vom Wert und Nutzungsdauer ab.
Was mache ich, wenn ich einen Beleg nicht mehr finde oder er nicht mehr lesbar ist?
Wenn der Beleg fehlt, wenn er verloren gegangen oder nicht mehr lesbar ist, kann ein Eigenbeleg erstellt werden. Das Finanzamt muss diesen Beleg akzeptieren, solange die Ausgaben betrieblich oder beruflich notwendig und der Höhe nach glaubhaft sind. Ein Abzug der Vorsteuer ist bei Eigenbelegen jedoch nicht möglich. Um die lichtempfindlichen Belege auf Thermopapier zu erhalten, empfehlen wir, diese in Ordnern abzuheften und sie einzuscannen oder eine Kopie anzufertigen. Eine Vorlage für Ihren Eigenbeleg finden Sie in unseren Downloads.
